バイトや日給月給の出勤簿をエクセルで集計する

うちの会社の業種は『建設業』。社員(正規雇用)以外のバイトや外注などの、いわゆる『日給月給』で雇っている人に対する20日保障なるものが存在する。
この20日保障、「仕事がなくても20日間の日給は保障しますよ」ということ。会社にとっては好ましくないことなのだ。
今まで目でカウントしていたが、今回エクセルの関数を使って集計してみた。同業者の友人、MIYOちゃんも同じ悩みを持っていたので、MIYOちゃんに向けて公開するね。
20日分は内勤で働いてもらわないとね。

  • トータル出勤数が20日になるまでは社内で面倒をみるとする。
  • 現在の出勤数と月末までの日数を毎回カウントするのは面倒なので、IF関数を使って自動判定させる。
  • 判定の結果に条件付き書式を設定する

エクセルの関数、COUNTとIFを使って自動判定させる

  • 社内、通常勤務(〇)、残業時間を日々入力していく。
  • 集計欄(AH~AL)に月のトータルを関数で計算させる
  •  [↓ 画像クリックで大きな画像にリンクするので確認してみて]

    excel-count01-600-1

    line

    【AJ3】・・・AJ列の3行目のセル
    入力式  =COUNTIF(C3:AG3,”〇”)
    意味   C3~AG3の間にある”〇”の数をカウントする

     ※”〇”を ”社内” に変えるとカウントするターゲットも変わるよ

    excel-count02-600

    line

    AM~AQの集計欄を追加。

    excel-count03-600

    line

    【AM3】(残日数)・・・AM列の3行目のセル
    入力式  =(AO3-AL3)-AN3
    意味   保障期間からトータル出勤日数と月末までの日数を引く

    【AN3】(blank)・・・NO列の3行目のセル
    入力式  =COUNTBLANK(C3:AG3)
    意味   C3~AG3の中でブランクのセルを数える

    【AO3】(保障)・・・AO列の3行目のセル
    入力式  =$AO$1 (AO1に保障日数の「20」を白文字で入力している)
    意味   AO1に入力されている文字を絶対参照でひっぱってくる

    【AQ3】(判定)・・・AQ列の3行目のセル
    入力式  =IF(AM3<=0,"まだいける","保障20日越え")
    意味   もし、AM3の値が0以下の場合は”まだいける”という文字を表示、
         それ以外には"保障20日越え"という文字を表示する

    excel-count05-600

    line

    条件付き書式→新しいルール→指定の値を含むセルだけを書式設定→特定の文字に「保障20日越え」

    と入力→書式→セルの書式設定→スタイルで書式を選択。
    (今回の場合は赤い文字+太字を選択)

    excel-count06

    これで20日保障まであと何日かパっと視覚的に確認できるので、楽になった。
    出勤のカウントが特殊で一般的には不要な記事かもね。
    もっと簡単な方法があるか調べてみる。
    集計の列をいくつも設定するのが面倒だけど、このやり方だと出勤数、内勤数、出張、残業、そして20日保障の自動判定もできるから、ま、いいかと。

    今月は20日保障が続出です。とほほ。

    line

    【こんな記事も書いてます】
    エクセルで12カ月移動和を計算してグラフ化する

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Willkinokoです。大阪在住の会社役員。バツ1、子持ちのアラフォーです。趣味はブログの運営と体を動かすこと。日々、自分の生活に目を向け、感じたことをブログに綴っていきたいと思っています。 詳しく見る

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